(目的)

第1条　この規程は、事務処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、別に定めるものを除くほか、文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。

(用語の意義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則)

第3条　事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。

(文書記述の原則)

第4条　文書を作成するときは、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名づかい(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第1号)により平易、簡素かつ明確に表現するように努めなければならない。

(文書取扱の原則)

第5条　文書は、常にていねいに取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損がはなはだしいときは、適宜の方法により補修し、常に文書の内容が明らかであるようにしておかなければならない。

(秘密保持の原則)

第6条　秘密文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の目にふれる箇所に放置してはならない。

(文書の整理保管の原則)

第7条　文書は、文書分類の区分に従ってファイリング・キャビネット(以下「キャビネット」という。)の該当ホルダー等に収納しなければならない。ただし、帳簿その他キャビネットに収納することが不適当なものについては、この限りでない。

(総務課長)

第8条　総務課長は、本村における文書の管理に関する事務を総括する。

(主管課長)

第9条　課長(議会及び農業委員会にあっては事務局長を、教育委員会にあっては次長を、選挙管理委員会にあっては書記長をいう。以下同じ。)は、文書の進行管理、整理及び保管の状況を常に掌握し、課における文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。

(文書取扱担当者)

第10条　課に文書取扱担当者を置く。

(文書の収受)

第11条　役場に送達された文書については、総務課において収受する。

(普通文書の収受)

第12条　普通文書を収受したときは、総務課において開封の上主管課の文書取扱担当者に配布しなければならない。文書取扱担当者は、余白に受付日付印(様式第1号)を押し、文書管理カード(様式第2号。以下「管理カード」という。)に次に掲げる事項を記入しなければならない。

(収受の特例)

第13条　窓口において処理する事務等に係わる定例的な届書、申請書等については、前2条の規定にかかわらず主管課で直接収受し、処理することができる。

(特殊文書等の収受)

第14条　特殊文書及び個人あての文書の送達を受けたときは、総務課において開封しないで村長及び副村長あてのものは総務課の、その他のものにあっては主管課の文書取扱担当者に配布しなければならない。

(添付物のある文書の取扱)

第15条　普通文書に現金、有価証券、郵便切手、収入印紙及び見積書等が添付されている場合には、前条の規定に準じて取り扱うものとする。

(収受時刻の記載)

第16条　訴訟又は不服申立に関する文書その他収受の時刻が権利の得失若しくは変更又はその行為の効力に影響を及ぼす文書については、その余白又は封皮に取扱者が収受時刻を記入のうえ押印し、封筒のあるものはそれを添付し第14条の規定に準じて取り扱うものとする。

(収受の際の事故文書等の処理)

第17条　総務課又は日直員において郵便料金の不足又は未納の郵便物が送達されたときは、発信者が官公庁であるとき又は公務に関し特に必要と認められるときに限り、その不足分又は未納の料金を支払って受領することができる。

(勤務時間外の文書の受領)

第18条　勤務時間外に送達された文書は、日直員又は時間外勤務職員において受領し、次の各号により処理し、勤務終了後総務課又は次の日直員に引き継がなければならない。

(配布を受けた文書の処理)

第19条　文書取扱担当者は、配布を受けた文書を課長の査閲に供さなければならない。ただし、定例又は軽易な文書は事案担当者に、親展文書、書留文書及び個人あての文書は名あて人に直接配布するものとする。

(処理の促進)

第20条　課長は常に文書の処理状況の掌握に努め、処理期限の到来した文書で未処理のものについては事案担当者に指示し、速やかに処理するようにしなければならない。

(配布文書の事故処理)

第21条　文書取扱担当者は、配布を受けた文書で当該課の主管でないもの又は受取人がないときは、速やかに総務課に返付しなければならない。

(文書の起案)

第22条　文書の起案は、起案用紙A(様式第3号)を用いなければならない。

第23条　文書の起案は、次の各号により行わなければならない。

(管理カードの調整)

第24条　起案者は、文書を起案したときは、軽易な事案に係るものを除き、管理カードに次の各号に掲げる事項を記入しなければならない。

(合議)

第25条　起案文書で他課の所掌事務に関係のあるものは、主管課長の決裁を得た後、定例又は軽易な事案を除き、関係課長に合議しなければならない。ただし、事前協議等により意見の調整ができたときは、合議を省略することができるものとする。

第26条　起案文書で村長の権限に属する次の各号に掲げる事項を内容とするものは、総務課長に合議しなければならない。

(合議文書の処理)

第27条　起案者は、合議を得た後に当該合議に係る事項を変更しようとするとき、又は決裁の趣旨が起案と異なるときは、合議した課長にその経過を報告しなければならない。

(決裁の手続き)

第28条　決裁者の決裁が終わったときは、事案担当者は起案文書を次の決裁者に回付しなければならない。

(決裁の促進)

第29条　決裁者は、速やかに決裁を終わるように努めなければならない。

(重要文書等の持回り)

第30条　起案文書のうち緊急に処理する必要があるもの、秘密を要するもの、その他重要なものについては、起案者その他起案に係る事項について説明できる者が起案文書を持ち回って決裁を受けることができる。

(文書の認印)

第31条　回議又は合議を受けた文書の認印は、職員印鑑簿に登録した私印を使用するものとする。

(供覧)

第32条　文書の供覧については、第25条及び第31条の規定を準用する。

(記号及び発送)

第33条　文書には、次の各号により記号及び番号をつけなければならない。ただし、軽易なものについては、これを省略し、号外で処理することができる。

(文書の日付)

第34条　文書の日付は、特別に指定したものを除くほか、文書の施行する日とする。

(文書の浄書)

第35条　文書の浄書は、決裁文書に基づき主管課において行うものとする。

(公印)

第36条　発送文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書又は文書の性質上不要と認められるものについては、これを省略することができる。

(文書の発送)

第37条　文書の発送は、総務課において郵送及び使送により行うものとする。

(発送の手続き)

第38条　文書を発送しようとするときは、主管課において封入又は包装してあて名を記入し、平日の午後4時までに所定の郵便棚又は総務課に回付しなければならない。

第39条　総務課において、前条第1項の規定により回付された文書を郵送しようとするときは、料金後納郵便差出表(様式第6号)に必要事項を記入して発送するものとする。

(文書の保全)

第40条　文書は常に整理し、紛失、火災、盗難等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際し必要な処理ができるようあらかじめ準備しておかなければならない。

(文書の整理保管)

第41条　処理の完結した文書は、その処理の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算して1年間、主管課において、キャビネットに適宜整理保管しなければならない。

(文書の保存期間)

第42条　処理の完結した文書は、次の各号に定めるところにより保存しなければならない。ただし、必要と認めるときは、総務課長の承認を得て保存期間を変更することができる。

(文書の保存)

第43条　保管期間を経過した文書は、次の各号に掲げるところにより製本し、当該文書の保存期間が永年、10年及び5年に属する文書にあっては、主管課において、会計年度別、保存期間別及び文書分類記号別に整理し、書庫に保存しなければならない。ただし、常時使用する文書で主管課長の承認を受けたものは、この限りでない。

(保存文書の借覧及び返還)

第44条　書庫に保存された文書(以下「保存文書」という。)を借覧しようとするときは、保存文書貸出簿(様式第9号)に必要な事項を記入し、押印のうえ主管課長に提出してその承認を受けなければならない。

第45条　借覧文書は、いなかる理由があっても他に転貸、抜き取り、書き込み、差し替え等をしてはならない。

(文書の廃棄)

第46条　第42条第1項に規定する保存期間が経過した保存文書は、主管課において毎年5月末日までに廃棄しなければならない。ただし、廃棄すべき文書の印形等で他に利用される恐れのあるものは、これを焼却その他確実な方法により破棄しなければならない。